riverandsouladventures.com

Nếu không có cách bảo quản thích hợp, không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng tìm thấy giấy tờ hành chính của mình. Thật vậy, làm thế nào để tìm ra một hóa đơn bán hàng có niên đại từ năm 2001, nếu nó được chất đống trong một chiếc hộp với các thủ tục giấy tờ khác? Để tránh lãng phí thời gian đào qua nhiều hộp để tìm tài liệu, đây là một số mẹo lưu trữ.

Bạn nên giữ giấy tờ của mình trong bao lâu?

Điều quan trọng là phải giữ những giấy tờ hành chính, nhưng chúng cũng có ngày hết hạn. Như vậy, sau một thời gian nhất định sẽ không còn phải lưu giữ một số chứng từ như hóa đơn, tờ khai các loại nữa. Dưới đây là tóm tắt về các khoảng thời gian mà bạn nên giữ các loại giấy khác nhau:

• 1 năm: điện thoại, internet hoặc hóa đơn di chuyển, hoặc bằng chứng thanh toán của PV.
• 2 năm: báo cáo trợ cấp gia đình, phí bác sĩ, thư chấm dứt hợp đồng, giấy tờ an sinh xã hội và tương hỗ, cũng như tài liệu tín dụng.
• 3 năm: thông báo giấy phép nghe nhìn và khai thuế thu nhập.
• 5 năm: hóa đơn điện nước, biên lai cho thuê và phí thuê, hóa đơn gas, giấy nộp thuế, hợp đồng cho thuê và bằng chứng thanh toán tiền bảo trì.
• 10 năm: sao kê ngân hàng, giấy nộp tiền, vay thế chấp, hợp đồng bảo hiểm nhân thọ sau ngày mất ...
• 30 năm: hóa đơn sửa xe, hóa đơn xây dựng, hóa đơn bệnh viện và IOU dân dụng.
• Trọn đời: hợp đồng hôn nhân, sổ hộ khẩu, sổ quân sự, bằng cấp, di chúc, giấy tờ tùy thân, tặng cho, hồ sơ sức khỏe, giấy tiêm chủng, hồ sơ bệnh án, phiếu lương, giấy chứng nhận nuôi con nuôi, hợp đồng lao động ...

Mẹo tốt nhất để có một ngôi nhà ngăn nắp là giữ mức tối thiểu. Không nhất thiết phải giữ lại tất cả thư từ và giấy tờ đã nhận. Vì vậy, cần phải vứt bỏ ngay những giấy tờ không hữu ích.

Lưu trữ tài liệu hàng ngày

Để dọn dẹp, bạn phải phân biệt giữa các tài liệu hàng ngày và các tệp khác. Các tài liệu hiện tại là những người được hỏi ý kiến ​​thường xuyên và do đó phải ở một nơi dễ tiếp cận. Các tài liệu hiếm khi được tham khảo có thể được để trong hộp hoặc ở trên cùng của giá. Dưới đây là một số kiểu lưu trữ cho các loại giấy khác nhau:

• Áo sơ mi với nhiều màu sắc khác nhau

Màu sắc được sử dụng để phân biệt các tài liệu với nhau. Trong mỗi tập hồ sơ, bạn cũng nên sử dụng các ngăn để phân loại giấy tờ: một ngăn để đóng thuế, một ngăn để tài liệu EDF, một ngăn khác để đựng hóa đơn tiền nước ...

• Áo sơ mi có cổ

Thư mục Gusset rất tiện lợi cho việc lưu trữ các tài liệu cồng kềnh. Do đó, một thư mục giúp bạn có thể phân loại các tài liệu khác nhau liên quan đến một chủ đề duy nhất (ví dụ: tất cả các giấy tờ liên quan đến việc xây dựng một ngôi nhà).

• Chất kết dính vòng

Chúng rất thiết thực để tham khảo tài liệu một cách dễ dàng mà không cần tách chúng ra khỏi kho lưu trữ. Ngoài ra, các loại giấy tờ có thể được ngăn cách bằng vách ngăn để có thể dễ dàng tìm thấy chúng hơn. Các vạch chia cũng có thể hiển thị các chỉ dẫn để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc trong quá trình tìm kiếm. Chúng có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, theo ngày, v.v.

• Nội thất có ngăn kéo

Nếu số lượng lớn giấy tờ cần lưu trữ, tốt hơn hết bạn nên lựa chọn tủ đựng hồ sơ. Sau này có các ngăn kéo để các tài liệu khác nhau được treo trên các thanh và có thể dễ dàng lấy được.

Tổ chức thông minh các văn bản hành chính

Tất nhiên, việc sử dụng dung lượng lưu trữ thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại tệp, nhưng điều quan trọng là phải biết cách tổ chức tài liệu theo loại của chúng. Dưới đây là một ví dụ về phân loại để tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu:

• Hồ sơ gia đình: chứa tất cả các giấy tờ liên quan đến gia đình như giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ tùy thân, hộ chiếu, giấy khai sinh ...
• Hồ sơ giáo dục: giấy chứng nhận của trường, các tài liệu liên quan đến nhà trẻ, v.v.
• Hồ sơ thuế: khai thuế thu nhập, thuế nhà đất ...
• Hồ sơ sức khỏe: hồ sơ sức khỏe, đơn thuốc, khám sức khỏe (radio, máy quét, siêu âm, v.v.) ...
• Hồ sơ hóa đơn: dịch vụ (nước, gas, điện, điện thoại, Internet, ...), hóa đơn mua hàng hóa, công trình, v.v.
• Hồ sơ bảo hiểm: hợp đồng bảo hiểm xe và nhà, bảo hiểm nhân thọ, yêu cầu bồi thường, chứng nhận xác thực ...
• Hồ sơ nghiệp vụ: hợp đồng lao động, phiếu lương, hồ sơ, CV, các văn bằng ...
• Hồ sơ nhà ở: hợp đồng cho thuê, biên nhận tiền thuê, thư của chủ sở hữu / người thuê nhà, v.v.
• Hồ sơ ngân hàng: sao kê tài khoản, hợp đồng, lệnh chuyển khoản, v.v.

Lưu trữ tài liệu hành chính

Tốt nhất, điều này nên được thực hiện lưu trữ các tài liệu nhất định ít nhất một lần một năm. Các tập tin lưu trữ được sắp xếp gọn gàng trong các hộp theo ngày tháng hoặc theo thứ tự bảng chữ cái và theo chủ đề. Một lần nữa, tốt nhất là sử dụng một màu cho mỗi chủ đề. Dưới đây là một ví dụ chi tiết về lưu trữ:

• Áo hồng cho hóa đơn, vàng cho tài chính, xanh cho bảo hiểm…
• Sắp xếp theo thứ tự: thứ tự bảng chữ cái từ A đến Z hoặc theo ngày (theo tháng, sau đó theo năm). Điều này giúp bạn dễ dàng phân biệt giữa các tài liệu mới hơn và cũ hơn.

Điều quan trọng nhất là tạo ra một sự sắp xếp linh hoạt để giúp bạn dễ dàng tìm được hóa đơn tiền nước cho tháng 1 năm ngoái. Nếu giấy tờ vẫn khó tìm dù đã ngăn nắp thì cần xem lại kỹ thuật bảo quản của bạn.

Các mẹo khác để thu dọn giấy tờ hành chính của bạn

Việc cất giữ sẽ dễ dàng hơn khi có ít giấy hơn. Ngoài việc phân loại và loại bỏ các tài liệu lỗi thời, bạn cũng có thể sử dụng lập hóa đơn trực tuyến để nhận được ít thư hơn tại nhà. Tuy nhiên, cần thực hiện thường xuyên sao lưu trên một số hỗ trợ để tránh thua lỗ. Để tăng cường bảo mật, nên sao lưu trực tuyến cho các tài liệu quan trọng.

Khi thư đến, điều quan trọng là phải nộp trước để tránh việc nó chất đống trong nhiều tháng ở một góc văn phòng. Thư khẩn cấp nên được đọc ngay lập tức, trong khi những thư khác có thể được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Nên có một người tổ chức văn phòng để lưu trữ các giấy tờ quan trọng cần phải hành động (thanh toán hóa đơn, giấy triệu tập, v.v.) và các giấy tờ phải nộp (sao kê ngân hàng, hóa đơn ghi nợ tự động, v.v.). Thủ thuật này cho phép bạn loại bỏ những tờ giấy lỗi thời có thể bị vứt bỏ như tờ rơi và quảng cáo ngay lập tức.